Электронное заказное письмо: как отправить и получить
. Инструкция по работе с сервисом «Почты России»
Электронные письма сохраняют ту же юридическую силу, что и традиционные заказные отправления
Электронное заказное письмо — это цифровой аналог бумажного заказного отправления, который «Почта России» доставляет через личный кабинет пользователя. Такой формат позволяет получать и отправлять официальные уведомления без визита в отделение. РБК Life разобрался, как подключить электронную доставку, отправить заказное письмо через интернет и узнать статус отправления.
Что такое электронное заказное письмо
Электронное заказное письмо «Почты России» (ЭЗП) — это сервис, который позволяет отправлять и получать важные уведомления в цифровом формате без бумажных конвертов и обращения в отделение [1]. При этом электронные письма сохраняют ту же юридическую силу, что и традиционные заказные отправления. Сервис доступен как для физических лиц, так и для организаций.
Разберем на примере. Анна — бухгалтер из Екатеринбурга. Она зарегистрировала на сайте почты компанию, в которой работает. Теперь, благодаря ЭЗП, ежегодные уведомления из налоговой не нужно получать в отделении: достаточно зайти в личный кабинет. Раньше ей приходилось лично стоять в очереди, а теперь нужные документы появляются в личном кабинете в течение минуты.
Чем электронное заказное письмо отличается от бумажного:
- Онлайн-формат вместо похода на почту. Бумажное заказное письмо для отправки нужно сдавать в отделении и получать его под подпись. Для ЭЗП достаточно авторизоваться через «Госуслуги», все действия выполняются в личном кабинете.
- Быстрая доставка. Если получатель подключен к сервису, письмо появляется в его личном кабинете мгновенно. Если нет, то «Почта России» распечатает электронный файл и доставит его как обычное заказное письмо.
Отправка электронного письма «Почтой России»
Чтобы начать работу с сервисом, следуйте инструкции ниже.
Вход на «Почту России» через «Госуслуги»
Необходимо зарегистрироваться и войти в личный кабинет через «Госуслуги». Для этого:
- Зайдите на сайт «Почты России».
- Нажмите «Подключить через «Госуслуги».
- Выберите, пройти регистрацию за себя или за организацию.
- Нажмите «Войти через «Госуслуги».
- Пройдите авторизацию.
- Нажмите «Предоставить» для подтверждения регистрации.
- Добавьте все адреса, на которые вам могут приходить письма.
- Укажите электронную почту и номер телефона для уведомлений.
- Ознакомьтесь с информацией на странице и нажмите «Подключить доставку электронных писем».
Главная страница
Разберем на примере. Мария работает как ИП. Она подключила сервис и указала два адреса: домашний и рабочий. По одной учетной записи Мария может отправлять письма и как обычное физлицо, и как предприниматель. Также все документы от государства ей приходят онлайн.
Как отправить электронное заказное письмо
«Почта России» предлагает три способа отправки: загрузку готового письма, загрузку zip-архива для массовой отправки и заполнение шаблона.
Чтобы отправить письмо с заполнением шаблона, используйте инструкцию:
- На сайте «Почты России» нажмите «Новое письмо».
- Выберите заказное письмо частному лицу или организации.
- Заполните поле «Получатель» и выберите организацию из списка. Если ее нет, нажмите «Получатель не найден, продолжить заполнение вручную». В таком случае письмо отправят в бумажном виде.
- Если человек или организация пользуются сервисом, то получится отправить письмо в электронном виде. Если нет, то почта использует двустороннюю черно-белую печать и доставит отправление в бумажном виде.
- Заполните «Адрес отправителя». Если в профиле несколько адресов, выберите нужный.
- Нажмите на кнопку «Создать письмо».
- Заполните поля шаблона «Кому», «Заголовок», «Текст письма».
- Нажмите «Загрузить вложение». Размер всех файлов не должен превышать 20 Мб.
- Нажмите на «Предпросмотр» и проверьте письмо.
- Нажмите на кнопку «Перейти к отправке».
- Проверьте информацию и нажмите на кнопку «Оплатить и отправить».
- Укажите реквизиты банковской карты и нажмите «Оплатить».
- Статус «Письмо отправлено» отображается в личном кабинете.
Создание нового письма
Разберем на примере. Житель Ярославля Дмитрий отправлял электронное письмо управляющей компании. Он загрузил PDF-файл заявления и оплатил отправку. Компания была в списке получателей, которые используют сервис.
Стоимость услуг
Подключение к сервису и получение писем бесплатно. Стоимость остальных услуг:
- Заказное письмо: 91,2 руб.
- Простое письмо: 39,6 руб.
- При бумажной доставке стоимость любого письма увеличивается на 4,8 руб. за каждые последующие шесть страниц.
- Юридически значимое электронное уведомление о вручении (ЮЗЭУВ): 39 руб.
Отслеживание электронных писем «Почты России»
Заказным письмам присваивается номер для отслеживания. По нему можно проверить статус отправления на сайте «Почты России» [2]. Найти номер можно в личном кабинете в разделе «Исходящие». Почта будет менять статус письма:
- Вручено. Письмо уже у получателя.
- Ошибка отправки. Необходимо обратиться в службу техподдержки.
- Письмо возвращено отправителю. Адресат не получил письмо.
- Письмо отправлено. Доставляется в электронном или бумажном виде.
- Платеж в обработке. Происходит подтверждение платежа банком.
- Платеж отклонен. Оплата не прошла, нужно повторить отправку письма.
- Платеж подтвержден. Ожидается отправка письма.
Электронные письма обладают такой же юридической силой, как и бумажные заказные отправления
Как получить электронное заказное письмо
Чтобы получать письма, нужно подключить услугу электронной доставки и ввести корректный адрес [3]. Далее действуйте по инструкции:
- О поступлении нового письма вы получите уведомление на электронную почту или в приложении почты.
- В личном кабинете «Почты России» найдите раздел с входящими заказными письмами. Если письмо отправили раньше, чем вы зарегистрировались в сервисе, уведомления не будет, но отправление можно найти по трек-номеру, идентификатору начисления (УИН) или по наименованию отправителя.
- В карточке с письмом доступны следующие действия: просмотр, сохранение, пересылка или отправка в архив.
Разберем на примере. Пенсионерка Валентина Сергеева подключила электронную доставку, чтобы получать уведомления из Социального фонда России. Для связи указала электронную почту внука. Каждый раз, когда приходит новое письмо, он получает уведомление в мобильном приложении. Так не нужно оформлять доверенность, чтобы получать заказные письма в отделении вместо близкого человека.
Частые вопросы
Какие форматы файлов можно отправлять в электронном заказном письме?
«Почта России» допускает вложения в формате PDF, JPEG, PNG, TIFF, DOCX, DOC, XLSX и XLS. При этом размер всех файлов должен быть не более 20 Мб.
Можно ли отозвать отправленное электронное заказное письмо?
Электронное письмо вернуть не получится. В личном кабинете нет возможности удалить или отозвать отправленные ЭЗП.
Сколько времени хранится неполученное электронное заказное письмо?
Отправления «Почты России» хранятся до 30 дней. Сроки хранения отправления могут быть больше или меньше, если у отправителя заключен договор.
Что делать, если получатель не может открыть электронное заказное письмо?
Если письмо не открывается, получателю стоит обновить браузер или открыть письмо с другого устройства. Также можно попробовать войти через мобильное приложение. Если проблема не исчезла — обратиться в поддержку «Почты России».
Главное об электронных заказных письмах
- Электронное заказное письмо (ЭЗП) — цифровой аналог заказного отправления «Почты России» с полной юридической силой. Получение и отправка в личном кабинете — через авторизацию на «Госуслугах».
- Доставка мгновенная, если получатель подключен к сервису. В противном случае письмо печатают на почте и доставляют в бумажном виде.
- Стоимость: получение бесплатно, отправка заказного письма — от 91,2 руб., уведомление о вручении — 39 руб.
- Уведомления приходят на электронную почту или в приложение. Письмо доступно для просмотра, сохранения и пересылки.
