Что такое должностная инструкция и кто должен ее составлять
. Образец должностной инструкции
Должностная инструкция — документ, который фиксирует, что именно должен делать сотрудник, какие у него права и за что он отвечает
Должностная инструкция помогает работодателю правильно распределить обязанности и защитить интересы. Она позволяет работнику понять, где находятся границы его полномочий и обязанностей. РБК Life разбирается, когда должностная инструкция обязательна, кто ее составляет и как оформить документ.
Содержание
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — документ, который фиксирует, что именно должен делать сотрудник, какие у него права и за что он отвечает [1]. В Трудовом кодексе России этот термин прямо не упоминают, однако Роструд в письме от 9 августа 2007 года рекомендует утверждать такие инструкции [2], [3]. Оформить их можно как отдельный документ или приложение к трудовому договору.
Выделяют два вида инструкций:
- Индивидуальные. Для конкретной должности с учетом особенностей работы. Выполняют функции документа по личному составу. Хранятся 75 лет, если сданы в архив до 1 января 2003 года. Если после — 50 лет [4], [5].
- Типовые. Для группы однотипных должностей. Чаще используют в госорганах и крупных компаниях. Такую инструкцию относят к организационным документам и хранят три года после замены на новую.
Кто должен составлять должностные инструкции
Закон делает должностную инструкцию обязательной для следующих категорий сотрудников:
- отдельные категории госслужащих [6];
- работники образовательных организаций [7];
- частные охранники [8];
- работники физической защиты ядерных объектов [9].
В остальных случаях у работодателя есть право на разработку инструкции, но ее отсутствие не является нарушением [10]. В создании обычно участвуют:
- отдел кадров. Отвечает за подготовку проекта и соответствие Трудовому кодексу, квалификационным справочникам и профстандартам;
- руководитель подразделения. Формулирует конкретные задачи и обязанности, чтобы инструкция отражала специфику работы;
- юридический отдел. Проверяет содержание на предмет соответствия закону и внутренним актам;
- работодатель. Утверждает инструкцию приказом.
Пример. В небольшой IT-компании на старте не было должностных инструкций. Когда штат расширился до 30 человек, начались споры: программисты отказывались брать на себя тестирование, а тестировщики — документирование. Юрист посоветовал ввести должностные инструкции. Отдел кадров составил проекты, руководители команд расписали конкретные задачи, а генеральный директор утвердил документы приказом. После этого конфликтов стало меньше.
В должностной инструкции указаны обязанности, ответственность и права сотрудника
Чем должностная инструкция отличается от производственной
Производственная инструкция — это документ с правилами выполнения работ, эксплуатации оборудования и требованиями охраны труда.
Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность конкретного работника. Она опирается на трудовое законодательство, раскрывает трудовую функцию работника. Производственная — описывает технологию выполнения операций и меры безопасности, она опирается на нормы по охране труда.
Разберем на примере. Александр устроился электриком в промышленную компанию. Ознакомился с должностной инструкцией, в которой указано, что он обязан следить за исправностью оборудования, устранять неполадки и вести журнал учета. Также, согласно документу, Александр может требовать исправный инструмент и отказываться от работы, если есть угроза для жизни.
Помимо этого, всем электрикам дают производственную инструкцию. В ней написано, как Александр должен работать в цеху: сначала отключить оборудование, убедиться, что нет напряжения, заземлить, работать только в каске и диэлектрических перчатках, а при аварии сразу вызвать дежурного инженера и оказать первую помощь пострадавшему.
Образец должностной инструкции
Утвержденной формы нет, однако можно ориентироваться на образец. Обычно должностная инструкция включает следующие разделы.
- Шапка. Содержит название организации, должность, Ф.И.О. работника для индивидуальной инструкции, дату утверждения, подпись руководителя и гриф «Утверждаю».
- Общие положения. Цели и задачи должности, порядок назначения и освобождения сотрудника, квалификационные требования, место должности в структуре организации.
- Должностные обязанности. Перечень основных функций сотрудника. Этот раздел конкретизирует трудовую функцию.
- Права. Полномочия работника, необходимые для исполнения обязанностей. Например, доступ к информации, право требовать обеспечения оборудованием.
- Ответственность. Например, за невыполнение обязанностей или нарушение трудовой дисциплины.
- Заключительные положения. Дата вступления инструкции в силу, порядок внесения изменений, срок действия.
Пример должностной инструкции
Как составить должностную инструкцию
- Изучите необходимые стандарты. Профстандарты — это документы, которые устанавливают требования к квалификации работников. В них прописано, какие трудовые действия нужны для определенной профессии.
- Определите цели и задачи. Укажите, для чего существует должность в организации и какие ключевые функции она выполняет.
- Соберите информацию от руководителя подразделения. Он сформулирует основные обязанности и специфику работы сотрудника.
- Составьте проект документа. Включите основные разделы и передайте инструкцию в юридический отдел для проверки.
- Утвердите документ. Руководитель организации утверждает инструкцию приказом.
- Ознакомьте работника. Сотрудник должен расписаться в экземпляре или на листе ознакомления.
Пример. Крупный торговый центр нанял Ольгу на должность маркетолога. Отдел кадров взял за основу профстандарт «Специалист по маркетингу», а руководитель отдела добавил специфические обязанности: ведение страниц в соцсетях и работу с подрядчиками по наружной рекламе. Ольга подписала инструкцию в первый рабочий день.
Как внести изменения в должностную инструкцию
Правки вносят, когда изменяют функции и задачи работника, внедряют новые технологии, обновляют законодательные требования или в случае реорганизации компании.
Для этого работодатель готовит проект поправок и издает приказ. Если изменения связаны с организационными или технологическими изменениями и не затрагивают трудовую функцию, согласие работника не требуется, но уведомить его нужно минимум за два месяца [11].
Пример. В компании «КостромПром» появился новый станок с ЧПУ. Работать на нем поручили токарю Ивану. В его должностную инструкцию внесли изменения: добавили пункт о работе на современном оборудовании. Поскольку это не меняло саму работу токаря на какое-то другое направление, изменения оформили приказом, а Ивана ознакомили с обновленным текстом под подпись.
Когда изменения касаются трудовой функции или они вносят обновления в круг обязанностей, необходимо оформить дополнительное соглашение и получить письменное согласие сотрудника [12].
Пример. Елена работает менеджером по продажам в компании «АльСвязь». Ей решили добавить новую обязанность: вести соцсети. Это выходит за текущие рамки задач менеджера. В других компаниях для этого даже выделяют отдельного работника. «АльСвязь» предложила Елене оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. Она отказалась заниматься соцсетями, и ее функции на работе не изменились.
Если инструкция существует как отдельный локальный акт, поправки вносят приказом и сотрудника обязательно письменно знакомят с новой редакцией. Если же инструкция является приложением к трудовому договору, любые изменения оформляют через дополнительное соглашение.
Частые вопросы
Должностная инструкция — это локальный нормативный акт или нет?
Если должностную инструкцию оформили как отдельный документ, это локальный нормативный акт работодателя. Если же ее включили в трудовой договор как приложение, то она действует как часть договора.
Чем грозит отсутствие должностной инструкции?
Прямой ответственности нет. Однако без инструкции сложнее доказать круг обязанностей работника, обосновать дисциплинарное взыскание или уволить за ненадлежащее исполнение обязанностей. Если дело дойдет до проверки со стороны трудовой инспекции или до суда, подтвердить договоренности будет сложнее.
Можно ли работать без должностных инструкций?
Закон не обязывает оформлять их для всех работников. Достаточно, чтобы трудовая функция была прописана в договоре. Исключение составляют профессии, для которых должностные инструкции прямо предусмотрены законом, например, госслужащие, педагоги, частные охранники.
Главное о должностной инструкции
- Должностная инструкция — это документ, который фиксирует обязанности, права и ответственность работника. Ее оформляют отдельно или как приложение к трудовому договору.
- Обязательна для отдельных категорий работников: госслужащих, педагогов, частных охранников, сотрудников ядерной защиты; для остальных — на усмотрение работодателя. Однако без нее сложнее применять дисциплинарные меры.
- В разработке инструкции участвуют отдел кадров, руководитель подразделения, юристы, работодатель утверждает документ приказом.
- Структура документа: шапка, общие положения, обязанности, права, ответственность, заключительные положения.
- Инструкцию можно изменять при новых технологиях, изменении функций, реорганизации или обновлении законодательства. Согласие работника нужно, если корректируется трудовая функция.
